KPI là gì ? Lợi ích của việc lập kế hoạch KPI là gì?

Từ khóa KPI có lẽ không còn xa lạ gì với mỗi chúng ta, nhưng chắc hẳn không phải ai cũng hiểu nghĩa của từ KPI là gì, và lợi ích của việc làm việc theo KPI như thế nào, những ngành nghề nào sẽ sử dụng tới KPI. Tất tật đã được ngu công nghệ tổng hợp trong bài viết dưới đây. Hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay nhé

KPI là gì ?

KPI là gì ??? Có những loại KPI nào? Lợi ích của việc lập kế hoạch KPI là gì?

KPI là từ viết tắt của K.e_y Performance Indicator hay còn có tên gọi là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu, hay còn được gọi là chỉ số KPI. Chỉ số KPI là hệ thống chỉ số toàn bộ kế hoạch và mức độ hoàn thành mục tiêu của một công ty, các bộ phận hay từng cá nhân. KPI thông thường sẽ được xây dựng theo phương pháp bảng điểm cân bằng (BSC).

Theo phương pháp BSC ( phương pháp cân bằng điểm ), mọi chiến lược của công ty sẽ được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược và bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược này sẽ bao gồm các mục tiêu theo 4 viễn cảnh: Khách hàng, Tài chính, Quy trình nội bộ và cuối cùng là Học hỏi phát triển.

Các chỉ tiêu KPI sẽ phù hợp với chức năng của từng bộ phận và vị trí. Từ đó nhà quản lý sẽ áp dụng KPI phù hợp để đánh giá hiệu quả của từng vị trí, sau đó tính toán và trả lương dựa theo kết quả hay thưởng KPI cho mỗi nhân viên.

Chạy KPI nghĩa là gì

Chạy KPI nghĩa là gì, sao nhiều người nói đến việc chạy KPI vậy, vì sao phải chạy KPI các bạn đã nắm được chưa. Chạy KPI có nghĩa là chúng ta đã lên kế hoạch KPI cho thời gian cụ thể trong vòng 1 tháng, 3 tháng gì đó, và chưa hoàn thành nhưng thời gian gần hết. Toàn bộ các thành viên sẽ phải dùng hết sức mình, làm hoàn thành công việc ban đầu đã đề ra, việc này được gọi là chạy KPI

Ví dụ về KPI trong ngân hàng nhé:

Trong vòng 1 tháng, bộ phận sale của ngân hàng cần phải giải ngân được 20 tỷ. Tuy nhiên đã 25 ngày trôi qua mới giải ngân được 8 tỷ. Còn 5 ngày cuối phải giải ngân hết 12 tỷ. Vậy cả team sẽ phải lên kế hoạch làm sao có thể giải ngân hết số tiền còn lại để hoàn thành công việc đã đề ra trong tháng. Thời gian ngắn còn lại phải làm hết số công việc đề ra sẽ được gọi là chạy KPI trong ngân hàng.

Lợi ích của Chỉ số KPIs là gì?

Đã hiểu được KPI là gì rồi, bạn có muốn biết lợi ích khi xem chỉ số KPIs không. Chỉ số KPI có một vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp, cá nhân đạt mục tiêu đã đề ra. Nó được tính cụ thể như sau:

• Chỉ số KPI được xem là công cụ dùng để triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược. Đặt ra KPIs giúp nhà điều hành luôn cập nhật được mọi tình trạng của doanh nghiệp.
• Đo lường hiệu suất làm việc, mức độ hiệu quả của doanh nghiệp, các bộ phận và cá nhân so với mục tiêu đã đề ra
• Hỗ trợ các cấp quản lý đưa ra những chế độ đãi ngộ, chế độ lương thưởng phù hợp đúng theo kết quả, hiệu quả công việc. Áp dụng KPIs có thể tạo động lực giúp nhân viên làm việc tốt hơn.
• Lên kế hoạch KPIs chi tiết sẽ giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể mục tiêu công việc.Nắm được đầu mục các công việc, hiểu rõ công việc nào quan trọng, công việc nào cần ưu tiên và những việc nào nên làm trước để đạt mục tiêu.
• Nắm rõ KPIS sẽ giúp cho doanh nghiệp, cá nhân có thể định hình và phát triển chiến lược của doanh nghiệp một cách hiệu quả, bám sát theo mục thực hiện và bám sát kế hoạch của từng cá nhân.

Các loại KPIs phổ biết hiện nay

Hiểu được KPI là gì, chúng ta lại cùng nhau tìm hiểu các loại kpi đang phổ biến nhất hiện nay nhé. Từ đó xem những công việc nào nên áp dụng công việc vào, và cách lên kế hoạch KPI như thế nào cho hiệu quả nhất.

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu của mỗi công ty, chúng ta có thể đề lên kế hoạch KPI theo những cách khác nhau. Lựa chọn đúng KPI, lên kế hoạch ngay từ thời điểm ban đầu điều hết sức cần thiết để trong việc triển khai mọi hoạt động công việc của công ty hay cá nhân một cách hiệu quả nhất. Mỗi bộ phận đều cần phải lên KPI cho công việc của mình để hoàn thành một cách tốt hơn.

Xem thêm : Review là gì ? Nguyên tắc trong khi viết review ra sao

Hiện nay có 5 loại KPIs chính phổ biến nhất bao gồm:

• KPI trongkinh doanh
• KPI trong lĩnh vực tài chính
• KPI trong việc bán hàng ( KPI trong sale )
• KPI trong việc tiếp thị ( KPI trong sale )
• KPI quản lý dự án

Chúng ta lại cùng nhau phân tích chi tiết từng loại KPI này nhé.

KPI kinh doanh

KPI là gì trong sale, tại sao nó được ứng dụng trong kinh doanh? KPI kinh doanh giúp chúng ta có thể đo lường được sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn hoặc ngắn hạn bằng cách theo dõi chỉ số kinh doanh của các công ty. Từ đó có thể điều hướng và phát triểncác quy trình kinh doanh quan trọng cũng như việc xác định các lĩnh vực tăng trưởng chậm để thay đổi.

Ví dụ KPIs phổ biến trong kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần

KPI trong lĩnh vực tài chính

KPIs đối với thị trường tài chính thường được giám sát bởi các cấp lãnh đạo của tổ chức thuộc bộ phận tài chính, mỗi chỉ số về tài chính sẽ cho thấy công ty hoạt động tốt đến mức nào, những phương diện nào tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

Ví dụ về KPI là gì trong lĩnh vực tài chính:

• MRR(Doanh thu định kỳ hàng tháng)
• Biên độ lợi nhuận
• Dòng tiền hoạt động (OCF)
• Vốn lưu động
• Tỉ lệ hiện tại
• Biến động ngân sách

KPI Sale ( bán hàng )

KPI trong sale là gì? KPI sale bán hàng là các giá trị dùng để đo lường sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi khả năng đạt được mục tiêu mục đích chính từ việc bán hàng, số liệu bán hàng theo dõi kết quả hàng tháng đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Xem thêm : Access là gì | Những điều cần biết về Microsoft Access

Một vài KPI sale kinh doanh phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
• Chi phí mỗi lần mua
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)

KPI bán hàng có thể theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng bằng việc sử dụng phần mềm KPI, hoặc trang tính, file excel được.

KPI trong lĩnh vực tiếp thị

Việc lên kế hoạch KPI tiếp thị sẽ giúp đội ngũ tiếp thị có thể theo dõi khả năng thành công trên toàn bộ các kênh tiếp thị. Nó cho phép đội ngũ này có một cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về số liệu tiếp thị. Từ đó chủ quản của đội ngũ này có thể thấy đội ngũ tiếp thị doanh nghiệp mình hoạt động như thế nào trong việc giành khách hàng tiềm năng mới.

Ví dụ về KPI trong lĩnh vực tiếp thị sẽ bao gồm:

• Số lượt truy cập website
• Chi phí mỗi lần mua
• Điều kiện tiếp thị (MQL)
• Điểm quảng cáo
• Tỷ lệ chuyển đổi

KPI quản lý dự án

KPI trong việcquản lý dự án được nhà quản lý dự án sử dụng, nhìn vào KPI để theo dõi tiến độ % dự án đạt được bao nhiêu so với các mục tiêu đã đề ra. Các công ty hay tổ chức sử dụng các số liệu dự án này để xác định dự án có khả thành công khả năng đáp ứng yêu cầu những thời điểm quan trọng.

KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

Cách phân loại chỉ số KPI

Có nhiều cách phân loại KPIs khác nhau. Tuy nhiên, cách phổ biến nhất được nhiều đơn vị sử dụng đó là KPI chiến lược và KPI chiến thuật.

KPI chiến lược

KPI chiến lược hay còn được gọi là chỉ tiêu KPI dùng để gắn với mục tiêu chiến lược phát triển cũng như lợi nhuận, doanh thu hay thương hiệu… Những chỉ tiêu này sẽ tác động trực tiếp đến sự sống còn và nó là tiền đề để hỗ trợ thực hiện chiến lược công ty.

Ví dụ:

• Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu số kế hoạch (mục tiêu) = 100 tỷ/năm.
• KPI chiến lược sẽ đảm bảo công ty có được doanh thu và lợi nhuận tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty, doanh nghiệp sẽ không đảm bảo lợi nhuận. Hơn thế nữa trị trường có thể đã rơi vào tay đối thủ và dần dần chúng ta sẽ bị đánh bật ngoài top 10 trong lĩnh vực đang làm

KPI chiến lược có thể được xem như là chỉ tiêu ở mỗi cấp công ty, và KPI này sẽ được các thành viên trong Ban giám đốc họp và phân bổ xuống các phòng ban. Các leader, team leader sẽ nhận KPI sau đó lên kế hoạch thực hiện và phân bổ nhỏ xuống cho các thành viên.

KPI chiến thuật

KPI chiến thuật là tên gọi tắt của các chỉ tiêu gắn với những mục tiêu mang tính chiến thuật, hay những hoạt động cụ nào đó thể nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra

Ví dụ:

• Để có được doanh thu 100 tỷ/năm, cần có 500 khách hàng ký hợp đồng giá trị hợp đồng trung bình 200 triệu/năm. Để có 500 khách hàng ký hợp đồng, cần có khoảng 5.000 khách hàng tiếp cận. Như vậy, Phòng Marketing cần tạo ra 10.000 khách hàng tiếp cận qua kênh Website, Fanpage.
• KPI chiến thuật = Số lượng các khách hàng tiếp cận số kế hoạch (mục tiêu) = 5.000kh/năm. Chỉ tiêu này sẽ được giao cho Phòng Marketing. Từ đó phòng makerting lại lên kế hoạch cho cả năm rồi chia nhỏ xuống từng quý, từng tháng và tuần.

Đặc điểm của bộ chỉ số KPI tốt là gì?

Hiểu được KPI là gì rồi, nắm được KPI gồm những bộ nào rồi, bây giờ chúng ta cùng nhau phân tích bộ chỉ số KPI tốt cần những phải đáp ứng được những tiêu chí gì nhé.

• Phù hợp với mục tiêu chiến lược
• Trọng tâm của điều này được thể hiện ở trọng số của mục tiêu hoặc chỉ tiêu đề ra. Có nghĩa là các mục tiêu phải tập trung (đưa vào định hướng cũng như những chiến lược được ưu tiên) thay vì làm dàn trải quá nhiều nhưng không hiệu quả.
• Lên kế hoạch KPI cho các bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng cũng như kỹ năng của mỗi người được phân bổ. Công ty sẽ giao lại quyề quản lý công nợ cho Phòng Kinh doanh. Lúc này, chỉ tiêu về công nợ, ví dụ “Tỉ lệ nợ xấu, chậm thanh toán: Dưới ” 10% tổng doanh thu ” không giao cho Phòng Kế toán.
• Đáp ứng các tiêu chí như : Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt, Thực tế và Có mốc thời gian cụ thể.

Tiêu chí SMART của Chỉ số KPI gồm những gì

Đã nắm được KPI là gì, cách phân loại cũng như đặc điểm của KPI là gì, vậy bạn đã biết những tiêu chí smart của chỉ số KPI gồm những gì chưa. Hãy cùng ngucongnghe.com khám phá tiếp phần dưới đay nhé

Cụ thể (Specific)

• Từng thông số chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, Công thức tính, thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch, Số thực hiện. Việc trộn tất cả những yếu tố khiến cho việc triển khai, đưa lên phần mềm có thể gặp rất nhiều khó khăn.
• Tên chỉ số phải ngắn gọn cần phản ánh bản chất của chỉ số. Ví dụ: Doanh thu, Doanh thu xuất khẩu. Điều này giúp triển khai thuận tiện, đỡ tranh cãi không cần thiết.
• Công thức tính: Trình bày ngắn gọn công thức – từ các tham số đã thống nhất Doanh thu, sản lượng.
• Tổng trọng số phải bằng 100%
• Số kế hoạch: Là con số mốc thời gian,  thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu Doanh thu, Đơn vị tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150. Không trộn Số kế hoạch và Đơn vị tính.
• Số thực hiện: Là con số phản ánh kết quả chỉ tiêu. Ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng).

Đo lường được (Measurable)

• KPI là gì? mà phải có khả năng đo lường. Lý tưởng là từ phần mềm quản lý như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… Nếu không, phải chỉ nguồn dữ liệu.
• Nếu chỉ số chưa có các phương thức đo lường quá khứ, cần bổ sung. Ví dụ: Tỉ lệ khách hàng hài lòng, quá khứ công ty chưa từng đo lường. Vậy có thể phải bổ sung phương thức, ví dụ Khảo sát khách hàng.

Có thể đạt được (Achievable)

• Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng công ty hay bộ phận, mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức hơn với mức thông thường.

Thực tế (Realistic)

• Tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch. 

Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound)

• KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường theo tháng, quý, năm, một mốc cụ thể trong năm.

Cách xác định KPI như thế nào

Để xác đinh được KPI một cách hiệu quả nhất, điều này đòi hỏi nhà phân tích, các leader, các nhà quản lý phải luôn theo dõi, bám sát KPI của công ty. Từ đó có thể hiểu rõ và đưa ra các KPI thấp hơn phù hợp với những người chịu trách nhiệm cùng thực hiện KPI này.

Một số câu hỏi mà nhà quản lý cần hiểu khi xác định KPI bao gồm:

• Kết quả mong muốn đạt được gồm những gì?
• Tại sao kết quả công việc lại được coi là quan trọng?
• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm kết quả công việc?
• Làm thế nào để có thể biết được mục tiêu đã đạt được hay chưa, mức độ hoàn thành tới đây?
• Đánh giá tiến độ kết quả công việc thường xuyên và cách đánh giá như thế nào?

Dựa vào một số câu hỏi này, hi vọng các leader sẽ biết cách lên kế hoạch KPI cho mình và cho cả team của mình.

Quy trình xây dựng chỉ số KPI theo BSC

Để xây dựng hệ thống chỉ số KPI chúng ta có thể thực hiện theo các bước dưới đây

• Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức
• Thống nhất định hướng chiến lược
• Xây dựng bản đồ chiến lược (Strategy Map)
• Thiết lập hệ thống chỉ tiêu công ty phân bổ cho các bộ phận
• Xây dựng hệ thống chỉ tiêu bộ phận phân bổ cho các vị trí
• Xây dựng chỉ tiêu cho các vị trí
• Viết quy chế đánh giá
• Hướng dẫn triển khai

Trên đây là toàn bộ những thông tin về KPI mà chúng tôi muốn gửi đến bạn, hi vọng sau khi tham khảo bài viết này, bạn đã hiểu KPI là gì, KPI gồm những gì và cách lên chiến lược KPI ra sao. Hẹn gặp lại ở những chia sẻ tiếp theo nhé.